江蘇省招標采購政策整理歸納
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江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法(蘇財規〔2009〕10號)

江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法

蘇財規〔2009〕10號


各省轄市財政局、省各有關部門單位、省級集中采購機構、省級部門集中采購機構、采購代理機構:

為進一步加強對我省政府采購檔案管理,有效保護和利用政府采購檔案資源,根據《中華人民共和國政府采購法》、《江蘇省檔案管理條例》等有關規定,我們制定了《江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法》,現印發給你們,請遵照執行。

附件:江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法


江蘇省財政廳

二00九年十二月二十七日


第一章 總 則

第一條 為加強政府采購檔案管理工作,有效保護和利用檔案資源,根據《中華人民共和國政府采購法》、《江蘇省檔案管理條例》等有關規定,結合我省實際,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱政府采購檔案是指在政府采購活動中形成的具有查考、利用和保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式(載體)的歷史記錄。

第三條 本辦法適用于江蘇省內各級政府采購監管部門、采購人和采購代理機構對政府采購檔案的收集、歸檔、保管、使用和銷毀等活動。

第四條 政府采購檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。各級政府采購監管部門負責本級政府采購檔案工作的管理和監督,并接受同級檔案行政管理部門的指導、監督和檢查。

第五條 各級政府采購監管部門、采購人和采購代理機構以及政府采購相關人員都有保護政府采購檔案的義務。

第六條 政府采購檔案歸檔實行“誰組織。誰負責”。采購代理機構組織采購的檔案由采購代理機構負責歸檔,其中采購文件、評審報告及供應商的采購響應文件等相關資料應同時報送采購人存檔備查;采購人自行組織采購的檔案,由采購人負責歸檔。

第七條 各級政府采購監管部門、采購人和采購代理機構應加強政府采購檔案管理,維護檔案的完整、準確與安全,便于社會各方面利用。


第二章 政府采購檔案的內容和范圍

第八條 政府采購檔案具體包括:

(一)政府采購預算執行文件

1.政府采購預算表;

2.政府采購計劃申報表和審核表;

3.有關政府采購預算 和計劃的其他資料。

(二)政府采購前期準備文件

1.委托代理采購協議書;

2.核準采購進口產品的相關審批資料;

3.自行組織采購的申請及批復資料;

4.采購方式變更申請及批復;

5.采購文件及采購人確認記錄,包括評標辦法、評標細則、評標紀律等有關文件、資料;

6.采購公告、資格預審公告及其變更事項(包括報刊及電子網站等媒體原件或下載記錄等);

7.獲取采購文件或資格預審文件的供應商名單登記 表;

8.專家咨詢論證會記錄;

9.已發出采購文件或資格預審文件的澄清、修改說明和答疑記錄;

10.供應商資格審查情況報告;

11.評審專家名單及抽取記錄;

12.庫外專家使用備案審核表。

(三)政府采購開標(含談判、詢價)文件

1.采購響應文件及有關資料等;

2.在遞交采購響應文件截止時間前供應商對遞交的采購響應文件進行補充、修改或撤回的記錄;

3.采購項目樣品送達記錄;

4.接受供應商投標或談判的記錄;

5.開標一覽表;

6.開標(談判、詢價)過程有關記錄;

7.開標(談判、詢價)過程中其他需要記載的事項。

(四)政府采購評審文件

1.評審專家簽到表及現場監督人員簽到表;

2.評 審專家評審工作底稿等評審過程記錄;

3.供應商的書面澄清記錄;

4.評標或談判報告,包括無效供應商名單及說明、中標(成交)候選供應商名單等;

5.經監督人員簽字的現場監督審查記錄;

6.評審過程中其他需要記載的事項。

(五)政府采購中標(成交)文件

1.采購人對采購結果的確認意見;

2.中標或成交通知書;

3.采購結果公告(公示)記錄(含報刊及電子網站等媒體原件或下載記錄 等);

4.公證書;

5.與中標(成交)相關的其他文件資料。

(六)政府采購合同文件

1.政府采購合同;

2.政府采購合同依法補充、修改、中止或終止等相關記錄。

(七)政府采購驗收及結算文件

1.項目驗收記錄;

2.政府采購項目質量驗收單或抽查報告等有關資料;

3.發票復印件及附件;

4. 其他驗收文件資料。

(八)其他文件

1.供應商質疑材料、處理過程記錄及答復;

2.供應商投訴書、投訴處理有關記錄及投訴處理決定等;

3.采購過程中的音像資料;

4.其他需要存檔的資料。


第三章 政府采購檔案收集、整理與保管

第九條 各級政府采購監管部門、采購人和采購代理機構應依法做好政府采購檔案的收集、整理和保管工作,明確檔案管理人員工作職責并建立崗位責任制 度。

第十條 政府采購合同簽訂后三個月內或項目竣工驗收后一個月內,由項目經辦人員或責任人將該采購項目的全套文件材料進行收集整理后移交檔案管理人員歸 檔。

第十一條 政府采購檔案的歸檔要求

(一)內容齊全完整;

(二)規格標準統 一;

(三)要求是原件的,不可用復印件替代;

(四)簽名、印鑒手續齊全,首頁應有“政府采購檔案目錄”字樣;

(五)符合國家有關檔案質量標準,便于保管和利用。

第十二條 檔案管理人員應按照檔案管理的要求,負責收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄,保證政府采購檔案標識清晰、保管安全、存放有序、查閱方便。光盤、磁盤等無法裝訂成冊的應在檔案目錄中統一編號,單獨保存。

第十三條 政府采購檔案按照年度順序編號組卷,卷內材料按照政府采購工作流程排列,依次為項目預算及預算執行文件、項目采購準備文件、項目開標(談判、詢價)文件、項目評審文件、采購結果文件、項目采購合同文件、項目驗收文件及其它文件資料。

第十四條 政府采購檔案的保存期限按照政府采購法律法規和檔案管理有關規定執行。

第十五條 采購人和采購代理機構因合并、撤銷、解散、破產或其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續之前形成的政府采購檔案,應按檔案管理的有關規定移交相關部門。


第四章 政府采購檔案的使用、移交與銷毀

第十六條 各級政府采購監管部門、采購人和采購代理機構應當建立健全政府采購檔案查閱、使用制度。除法律另有規定外,未經批準,不得擅自查閱、復印或出借政府采購檔案。

第十七條 檔案使用者應對檔案的保密、安全和完整負責,不得傳播、污損、涂改、轉借、拆封、抽換。

第十八條 檔案管理人員工作變動,應按規定辦理檔案移交手續,并經單位負責人簽字確認。

第十九條 保管期滿的政府采購檔案,應按照檔案主管部門及檔案法規規定程序和手續進行銷毀。


第五章 監督檢查與法律責任

第二十條 采購人和采購代理機構的檔案工作,應當接受政府采購監管部門的監督檢查。

第二十一條 采購人、采購代理機構違反規定隱匿、銷毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的,由政府采購監督管理部門依照《中華人民共和國政府采購法》等法律法 規予以處理處罰。

第二十二條 政府采購監管部門、采購人和采購代理機構有下列行為之一的,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門依照《江蘇省檔案管理條例》等法律法規予以處理處罰。

(一)將政府采購活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為已有、拒絕歸檔的;

(二)涂改、損毀檔案的;

(三)檔案管理人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。


第六章 附 則

第二十三條 各省轄市政府采購監管部門可根據本辦法制定具體實施辦法,同時報省級政府采購監管部門備案。

第二十四條 本辦法自2010年3月1日起施行。

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