江蘇省招標采購政策整理歸納
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關于印發《江蘇省房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標檔案管理辦法》的通知(蘇建招辦[2007]6號、蘇建招協[2007]3號)

關于印發《江蘇省房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標檔案管理辦法》的通知

蘇建招辦[2007]6號、蘇建招協[2007]3號


各市招標辦(處)、交易中心、招標代理機構:

為規范全省房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標檔案管理,統一招標投標過程中檔案資料的收集、整理和歸檔標準,依據有關法律、法規,結合我省實際,我辦制定了《江蘇省房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標檔案管理辦法》?,F印發給你們,請遵照執行。

附:《江蘇省房屋建筑和市政基礎設施工程招投標檔案管理辦法》

江蘇省建設工程招標投標辦公室

江蘇省建設工程招標投標協會

二00七年八月三十日


江蘇省房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標檔案管理辦法

第一條      為規范全省房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標檔案管理,統一招標投標過程中檔案資料的收集、整理和歸檔標準,依據有關法律、法規,結合我省實際,制定本辦法。

第二條    本辦法所稱的招標投標檔案是指房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標活動過程中形成的,并能真實反映招標投標活動內容,具有保存價值的文字、數字、圖表、光盤等各種文件資料。

第三條    各級建設行政主管部門負責招標投標檔案管理和監督檢查工作,具體工作由其所屬的建設工程招標投標監督管理機構(以下簡稱”監管機構”)負責,各級監管機構應當按照本辦法的規定建立招標投標檔案。

第四條    歸檔的招投標文件資料,其內容必須準確、齊全完整、真實反映招標投標活動的過程。

第五條    監管機構的項目經辦人應在監督過程中及時收集、整理、保存依照有關法定程序備案招標投標過程中產生的各種文件資料,并應當在接受施工合同備案之日起五日內,將有關收集齊全的歸檔招投標文件材料交檔案管理人員。經辦人發生變化時,應當做好交接工作。

第六條    招標投標檔案應當專人管理。檔案管理人員應遵守檔案管理的有關法律、法規和規章制度。

檔案管理人員在收到歸檔的招標投標文件材料后,應及時登記,并認真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應符合建設部頒布的《建設工程文件歸檔整理規范》(GB/T50328-2001)的要求。

第七條    招標投標監管機構收集、整理、歸檔的文件資料應當包括以下內容,并按下列順序裝訂成冊:

(一)工程建設項目發包初步方案及其附件;

附件包括:

1、工程建設項目審批或者備案文件的復印件;

2、邀請招標或直接發包的證明材料;

3、滿足招標條件的其他材料的復印件。

(二)招標人自行辦理招標事宜備案表及附件資料;

(三)工程招標代理委托合同、授權委托書及工程招標代理項目組組成人員情況表;

(四)單獨委托編制施工標底的標底編制委托合同;

(五)招標公告或者投標邀請書;

(六)投標申請人投標報名及獲取資格預審文件或招標文件一覽表;

(七)資格預審文件,中標人資格預審申請材料的復印件,資格審查情況報告;

(八)招標文件以及對招標文件的澄清或者修改文件;

(九)清標情況報告;

(十)業主評委備案表,專家評委抽取、通知記錄表;

(十一)標底的封面、編制說明及報價匯總表;

(十二)評標報告;

(十三)招標投標情況的書面報告(其中在前面程序中已提交過的內容,可以不重復提交。);

(十四)中標結果公示表;

(十五)中標通知書;

(十六)中標人投標文件中的授權委托書、投標函、報價匯總表、項目班子配備情況以及有關聯合體、分包等重要資料的復印件;

(十七)合同副本;

(十八)工程招標代理評價意見表;

(十九)工程建設項目招標投標備案流程表

(二十)工程建設項目招標投標合同備案表

(二十一)工程建設項目招標投標監督情況記錄表;

(二十二)工程建設項目招標投標行政監督意見書;

(二十三)投標文件的電子光盤;

(二十四)需要存檔的其他材料。

中標人的投標文件副本,應當自施工合同接受備案之日起,保存六個月后方可處理。

第八條    工程招標代理機構收集、整理、歸檔的招投標文件材料應當包括以下內容,并按下列順序裝訂成冊:

(一)工程建設項目發包初步方案及其附件;

附件包括:

1、工程建設項目審批或者備案文件的復印件;

2、邀請招標或直接發包的證明材料。

3、滿足招標條件的其他材料的復印件。

(二)工程招標代理委托合同、授權委托書和工程招標代理項目組組成人員情況表;

(三)單獨委托編制施工標底的標底編制委托合同;

(四)招標公告或投標邀請書;

(五)投標申請人投標報名及獲取資格預審文件或招標文件一覽表;

(六)資格預審文件,中標人資格預審申請材料;

(七)資格預審合格通知書與資格預審結果通知書及其發放、確認的記錄;

(八)資格預審情況報告;

(九)招標文件以及對招標文件澄清或者修改文件;

(十)招標文件以及對招標文件澄清或者修改文件的發放、簽收記錄;

(十一)標底;

(十二)投標文件簽收、評委簽到記錄;

(十三)清標情況報告;

(十四)評標報告;

(十五)招標投標情況的書面報告;

(十六)中標結果公示表;

(十七)中標通知書;

(十八)工程招標代理評價意見表;

(十九)工程建設項目招標投標備案流程表

(二十)工程建設項目招標投標行政監督意見書;

(二十一)中標人的投標文件副本;

(二十二)需要存檔的其他材料;

未中標單位的資格預審申請材料、投標文件應當自施工合同簽訂之日起,保存六個月后方可處理。

第九條    歸檔的招投標文件材料應字跡清楚、圖表整潔,需要單位或個人簽章的,其簽章手續應完備,并應采用碳素墨水、藍黑墨水耐久性強的材料書寫,不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。

所有存檔的文件材料應統一使用A4或A3紙(圖紙除外)。

第十條    招標投標文件材料的立卷與歸檔,應遵循文件材料的形成規律。同一項目分階段招標的,每一階段應分別組卷,內容相同的材料,可不必重復存檔,但應在檔案備考表中注明相關材料的存檔信息;卷與卷之間應保持系統聯系,便于檔案的利用、查詢和保管。

第十一條    歸檔裝訂的文件材料應有案卷封面和卷內目錄;并在歸檔文件材料尾頁之后附卷內備考表。案卷封面、卷內目錄及卷內備考表(格式)見附件。

第十二條    監管機構可以將檔案的立卷、裝訂、歸檔和保存等工作委托建設工程交易中心承擔,并應建立健全檔案的保管、保密、鑒定、銷毀、查閱等制度。

第十三條    招標投標檔案在監管機構(或建設工程交易中心)保管至合同備案后三年,即可移交當地城建檔案館保存。

第十四條    對保存期已滿,須移交同級城建檔案館的檔案,應按照有關規定辦理移交手續。

第十五條    檔案管理人員離開工作崗位前,應當按規定移交招投標檔案資料,不得擅自處理或帶走。

禁止任何單位和個人倒賣、涂改、偽造招標投標檔案。

第十六條    檔案室的建設應當具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設施,不得在危險和不安全的環境中保管檔案。對破損、霉變、散失的檔案,應及時采取搶救、復制、搜集等補救措施,確保檔案的安全與完整。

第十七條    招投標檔案只能當場查閱,不能借閱。查閱、摘抄或復印招投標檔案資料,必須履行批準、登記手續。查閱檔案時,必須精心愛護,不得拆卷、抽頁、涂改、銷毀。

第十八條    本辦法自發布之日起施行。

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